Depuis la fin août je fais du bénévolat pour le Fringe Festival, le festival de théâtre qui a lieu chaque année sur Granville Island. En particulier, je me suis retrouvée (je sais pas trop comment) assistante de la Coordinatrice Évènementielle, Pamela Reynolds, qui s'occupe de l'organisation du Gala d'ouverture.
Comme je l'expliquais dans un message récent, mon boulot consistait à classer et regrouper les donations de plus d'une centaine de commerçants et artistes de l'ile et de Vancouver.
Chaque objet avait été rangé dans un sac, parfois regroupé en lot avec d'autres, et classé dans une certaine catégorie avec numéro (C2 pour le 2e objet de la catégorie "Culture" par exemple). J'avais passé la veille à organiser tout ça, 7 catégories pour une centaine de lot, chacun dans son petit sac en papier, sa feuille d'identification jaune agrafée et son numéro écrit dessus en grosses lettres rouges. Le jour J j'avais pour mission de superviser les volontaires et de répartir leurs tâches. Pour le gala qui avait lieu à l'Arts Club Theater, tous les objets avaient été sortis de leurs sacs et exposés sur des tables dans le "lobby" du théâtre, par une équipe de volontaires.
La soirée était découpée comme suit :
Ouverture des portes à 19h00, avec pour commencer 50 minutes d'enchères silencieuses durant lesquelles les spectateurs faisaient le tour des tables et inscrivaient leur nom sur une feuille en face de l'enchère qu'ils souhaitaient mettre pour tel ou tel lot. Puis 1h00 de spectacle avec divers "performers", suivi d'enchères "classiques" pour des lots avec des valeurs plus élevées (par exemple un lot de passes et tickets pour divers festivals ayant lieu à Vancouver, valeur estimées à plus de $2000 !)
Pendant ce temps, bibi garde les tables couvertes d'objet (environ $15 000 de valeur totale).
Ensuite les spectateurs revenaient dans le lobby pour une deuxième séance d'enchères silencieuses pendant 40 min.
Puis les enchères étaient closes, et le spectacle reprenait pour 40min, avec des comédiens qui présentaient quelques minutes de leur spectacle en avant-première du Festival.
C'est pendant ce laps de temps que le boulot des bénévoles pour les enchères silencieuses devenait "fun". Une fois les feuilles d'enchères rassemblées, il fallait transformer la zone d'enchère en zone de "paiement" et donc en 1/2 heure, remettre tous les objets dans leurs sacs (et donc savoir quel objet va dans quel sac en fonction de son numéro A2, O9, C7...). J'avais briefé les bénévoles qui surveillaient les tables en leur disant de bien se familiariser avec chaque objet de leur section, pour être capable de réagir vite.
Le tout s'est passé sans encombre (même si à un moment on a cru avoir égaré O9 et O11...qui étaient en fait caché derrière O6...on se fait des montées d'adrénaline comme on peut, hein...).
Lorsque les spectateurs sont sortis, ils ont donc découverts les gentilles "caissières" qui les attendaient pour recevoir leur argent et leur donner leur lot en échange...le seul problème c'est que les noms des enchérisseurs gagnants n'avaient pas été annoncés à la fin du spectacle (problème technique apparemment), du coup personne ne savait si leur enchère avait été la plus forte ou bien si quelqu'un avait surenchéri une fois leur dos tourné...un petit moment de confusion donc, certaines personnes sont parties sans se poser la question mais la majorité a pu finalement empocher ses achat...Globalement tout le monde était content et il paraît que l'organisation était remarquable comparée à l'année précédente (et oui, allez, entre nous, je crois que je vais me permettre de ramasser quelques-uns de ces lauriers...)
L'expérience était vraiment sympa et m'a valu de recevoir un "kick-ass pass", en gros un accès illimité à tous les spectacles du festival pour moi et un invité (le "Volunteer Pass" classique ne permet de rentrer dans la salle que s'il reste des places 5 minutes avant...et donc de faire la queue devant chaque spectacle sans garantie de le voir).
Comme je l'expliquais dans un message récent, mon boulot consistait à classer et regrouper les donations de plus d'une centaine de commerçants et artistes de l'ile et de Vancouver.
Chaque objet avait été rangé dans un sac, parfois regroupé en lot avec d'autres, et classé dans une certaine catégorie avec numéro (C2 pour le 2e objet de la catégorie "Culture" par exemple). J'avais passé la veille à organiser tout ça, 7 catégories pour une centaine de lot, chacun dans son petit sac en papier, sa feuille d'identification jaune agrafée et son numéro écrit dessus en grosses lettres rouges. Le jour J j'avais pour mission de superviser les volontaires et de répartir leurs tâches. Pour le gala qui avait lieu à l'Arts Club Theater, tous les objets avaient été sortis de leurs sacs et exposés sur des tables dans le "lobby" du théâtre, par une équipe de volontaires.
La soirée était découpée comme suit :
Ouverture des portes à 19h00, avec pour commencer 50 minutes d'enchères silencieuses durant lesquelles les spectateurs faisaient le tour des tables et inscrivaient leur nom sur une feuille en face de l'enchère qu'ils souhaitaient mettre pour tel ou tel lot. Puis 1h00 de spectacle avec divers "performers", suivi d'enchères "classiques" pour des lots avec des valeurs plus élevées (par exemple un lot de passes et tickets pour divers festivals ayant lieu à Vancouver, valeur estimées à plus de $2000 !)
Pendant ce temps, bibi garde les tables couvertes d'objet (environ $15 000 de valeur totale).
Ensuite les spectateurs revenaient dans le lobby pour une deuxième séance d'enchères silencieuses pendant 40 min.
Puis les enchères étaient closes, et le spectacle reprenait pour 40min, avec des comédiens qui présentaient quelques minutes de leur spectacle en avant-première du Festival.
C'est pendant ce laps de temps que le boulot des bénévoles pour les enchères silencieuses devenait "fun". Une fois les feuilles d'enchères rassemblées, il fallait transformer la zone d'enchère en zone de "paiement" et donc en 1/2 heure, remettre tous les objets dans leurs sacs (et donc savoir quel objet va dans quel sac en fonction de son numéro A2, O9, C7...). J'avais briefé les bénévoles qui surveillaient les tables en leur disant de bien se familiariser avec chaque objet de leur section, pour être capable de réagir vite.
Le tout s'est passé sans encombre (même si à un moment on a cru avoir égaré O9 et O11...qui étaient en fait caché derrière O6...on se fait des montées d'adrénaline comme on peut, hein...).
Lorsque les spectateurs sont sortis, ils ont donc découverts les gentilles "caissières" qui les attendaient pour recevoir leur argent et leur donner leur lot en échange...le seul problème c'est que les noms des enchérisseurs gagnants n'avaient pas été annoncés à la fin du spectacle (problème technique apparemment), du coup personne ne savait si leur enchère avait été la plus forte ou bien si quelqu'un avait surenchéri une fois leur dos tourné...un petit moment de confusion donc, certaines personnes sont parties sans se poser la question mais la majorité a pu finalement empocher ses achat...Globalement tout le monde était content et il paraît que l'organisation était remarquable comparée à l'année précédente (et oui, allez, entre nous, je crois que je vais me permettre de ramasser quelques-uns de ces lauriers...)
L'expérience était vraiment sympa et m'a valu de recevoir un "kick-ass pass", en gros un accès illimité à tous les spectacles du festival pour moi et un invité (le "Volunteer Pass" classique ne permet de rentrer dans la salle que s'il reste des places 5 minutes avant...et donc de faire la queue devant chaque spectacle sans garantie de le voir).
Autant dire que cette semaine, Brice et moi allons passer du temps au théâtre...
Cliquez sur la photo pour afficher la jolie galerie.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire